Licenziamento e e-mail aziendale nominativa
La e-mail aziendale nominativa e l’importanza di un regolamento interno
In ogni azienda di regola gli indirizzi di posta elettronica sono formati sia da denominazioni generiche, come ad esempio amministrazione@azienda.it, info@azienda.com, sia dal nome e/o cognome del dipendente che si occupa della gestione di specifichi incarichi.
In ipotesi di licenziamento o dimissioni di un dipendente, le e-mail generiche non destano particolari problemi, mentre l’esistenza di una e-mail nominativa potrebbe pregiudicare le esigenze di continuità aziendale e di salvaguardia del proprio business.
Cosa dovrebbe allora sapere l’azienda ed il dipendente per potersi tutelare nella gestione dell’indirizzo e-mail nominativo in caso di cessazione del rapporto di lavoro?
Un’esigenza che si avverte in azienda, a seguito dell’uscita di un dipendente, è anche quella di dover accedere al suo indirizzo di posta elettronica, al fine di gestire le comunicazioni che vi transitano e garantire la continuità dell’attività. Ma questa esigenza, se pur legittima, trova un limite nel diritto del dipendente alla riservatezza della propria corrispondenza.
Limitando questa breve analisi all’utilizzo di un dominio aziendale (escludendo pertanto gli account Gmail e simili), il semplice fatto che l’indirizzo mail riporti il nome e/o il cognome del dipendente, implica che lo stesso ne divenga il “titolare”. Potrebbe accadere, infatti, che alcuni soggetti estranei all’attività lavorativa abbiano inviato a quell’indirizzo e-mail comunicazioni di natura personale (es. fotografie, informazioni bancarie, mediche etc.), oppure che il dipendente abbia usato quella e-mail per l’iscrizione ad un sito internet (es. ebay, amazon, etc.).
Considerata la natura personale della mail e del suo contenuto, l’accesso a quell’indirizzo di posta senza autorizzazione, potrebbe costituire una violazione delle norme sulla privacy. Persino la semplice risposta inviata ad un cliente, magari riportante in calce la cd. “firma” con il nome e cognome del dipendente uscito, rischierebbe di configurare, in ipotesi, il reato di sostituzione di persona.
Volendo tralasciare le innumerevoli varianti che caratterizzano il singolo caso, al fine di scongiurare il rischio di incorrere nelle predette violazioni, sarebbe opportuno dotarsi di un regolamento aziendale interno che disciplini, tra le altre cose, l’uso della e-mail aziendale, dei computer, legittimi l’uso di copie di backup, definisca l’iter e le modalità di custodia delle password, l’uso successivo della mail aziendale, l’uso della memoria interna del computer, il valore vincolante o meno delle e-mail, l’uso personale degli strumenti aziendali, etc. etc.
Un regolamento aziendale interno ben strutturato legittimerebbe non solo l’accesso alla e-mail del dipendete e altre condizioni dettate dalla disciplina giuslavoristica ma, ad esempio, anche l’accesso ai log di sistema o all’hard disk interno del computer per verificare le attività svolte dal dipendente nei mesi antecedenti le sue dimissioni e, così, verificare l’eventuale download di file come liste clienti, condizioni di contratto, business plan, progetti etc. e poter quindi legittimamente utilizzare in un processo le prove acquisite, senza che si corra il rischio di vedersi opposta la loro inutilizzabilità dovuta alla violazione di norme poste legittimamente a tutela degli interessi del singolo.
Molte aziende trascurano la compilazione di regolamenti interni che si conformino alla proprie esigenze, affidandosi nel migliore dei casi a testi generici e sommari.
